Pourquoi dématérialiser les documents en entreprise ?

De nos jours, la dématérialisation des documents est devenue une pratique incontournable pour les entreprises. En effet, elle vous permet de profiter de nombreux avantages, notamment un gain en productivité et en réactivité, entre autres. Découvrez dans cet article les enjeux de la transformation numérique.

Zoom sur la dématérialisation

Dématérialiser des documents consiste à les produire directement au format numérique en passant par un système d’information. Il permet ainsi de procéder au traitement de données et de dossiers en se passant du format papier. Divers documents peuvent être numérisés, à savoir :

  • les factures PDF, générées automatiquement par un PGI (Progiciel de Gestion Intégré) ou ERP (Enterprise Resource Planning) ;
  • les fiches de paie, générées par un SIRH (système d’information ressources humaines) ;
  • les contrats, générés par une application dédiée (en privilégiant une solution de signature électronique reconnue Prestataire de Services de Confiance Qualifiés)
  • etc.

Se tourner vers la dématérialisation, c’est garantir une bonne gestion numérique de documents, facilitant ainsi leur traçabilité.

Les enjeux de la dématérialisation

Divers domaines d’activité professionnels sont touchés par la dématérialisation, notamment des processus et des documents. En effet, les enjeux de cette pratique sont nombreux, à savoir :

  • la numérisation des différents dossiers ;
  • la destruction des documents au format papier ;
  • la dématérialisation des échanges ainsi que des processus métier liés ;
  • l’accessibilité aux données profitant d’une sécurité optimale ;
  • l’hébergement des données dans le Cloud ou sur un serveur dédié.

La transformation numérique engendre une réorganisation globale de l’entreprise. De ce fait, il concerne plutôt la dématérialisation des processus et non la numérisation de documents. Cette pratique représente une étape dans la chaîne de conservation et de gestion de gestion des documents. C’est pour cette raison qu’elle implique la GED ou Gestion Électronique de Documents, ainsi que l’archivage électronique des fichiers.

Les avantages de la dématérialisation de documents

Travailler avec des documents numérisés réduit les risques de perte et un meilleur suivi de l’évolution des activités de l’entreprise. Des projets de dématérialisation en vue ? Se lancer dans le processus de dématérialisation permet de profiter de nombreux avantages.

Accès facile aux données

La dématérialisation des données permet aux personnes concernées d’accéder facilement aux fichiers de manière instantanée. Ces dernières ont la possibilité de les modifier ou de les partager, et ce, n’importe où et n’importe quand. D’un autre côté, grâce aux fichiers de partage, il est plus facile d’organiser et de coordonner le travail. En outre, avec la situation actuelle, suite à l’évolution de la pandémie de COVID-19, la mise en place du télétravail est plus facile.

Gain d’espace

En optant pour une solution de dématérialisation des flux de documents, telle que la dématérialisation de factures la dématérialisation fiscale ou dématérialisation du courrier, vous êtes certain de gagner de la place. En effet, plus besoin de prévoir un espace dédié au stockage de papier. Dites adieu au stockage de documents courriers et documents comptables.

Réduction de l’impact écologique

La dématérialisation des documents et des données, liée à l’archivage numérique, est synonyme de « moins de support papier ». Adopter cette pratique permet ainsi de réduire l’empreinte écologique de manière significative. En effet, moins de papier signifie consommation d’encre réduite, donc, contribution à la protection de l’environnement.

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